Smart Archives
實體檔案也能「隨查隨到」
隨著資訊化與管理細緻化，各單位需要管理的檔案越來越多。若仍以紙本為主、人工管理，不僅效率低落，也存在遺失、錯放與安全上的風險，檔案管理方式需要與時俱進。
以 RFID 將檔案、借閱人、檔案櫃與設備建立綁定關係，實現檔案的自動盤點、定位、引導、識別、追蹤與異常警報。即使檔案「無序存放」，也能做到「有序管理」。
自動定位密級管理全程追溯
8大系統功能
秒級檔案檢索與定位
閉環人・櫃・檔案三方綁定
10年金采超高頻 RFID 技術經驗
Before & After
檔案管理的改變
從人工翻找到自動定位。
傳統紙本管理
- 查找費時檔案量大，人工翻找、交接耗時費力。
- 錯放遺失歸還時放錯位置，等同遺失。
- 流向不明誰借了、借多久，缺乏完整紀錄。
- 安全隱患機密檔案缺乏有效管控與警示。
RFID 智能檔案管理
- 秒速定位輸入檔號即顯示櫃位，燈號引導取檔。
- 自動盤點智能櫃與盤點車隨時掌握在架狀況。
- 借閱可追溯借出、歸還、交接自動記錄，全生命週期可查。
- 分級警示人、櫃、檔案分級管理，未授權攜出即警報。
System Architecture
RFID 檔案管理系統架構
智能裝備與管理平台形成閉環。
1
檔案 RFID 標籤
貼於檔案盒或卷宗，綁定檔號與密級。
2
智能檔案櫃／密集架
櫃內天線即時盤點，燈號引導定位。
3
盤點車與手持機
巡查盤點、找尋檔案、快速清點。
4
檔案管理平台
流程管理、統計報表與異常警報。
金采科技在超高頻 RFID 領域擁有近 10 年經驗，提供館員工作站、智能盤點車、移動手持機、智能文件櫃、玻璃檔案櫃與智能密集架等設備，形成完整閉環。
Workflow
檔案的全生命週期
建檔、存放、借閱到歸還，資訊流與實物流同步。
建檔貼標
新檔案登錄並寫入 RFID 標籤。
入櫃存放
放入任一空位，系統自動記錄位置。
檢索定位
輸入檔號，燈號引導至正確櫃位。
借閱交接
取出即登記借閱人與時間。
歸還盤點
放回自動確認，異常即時提醒。
Key Functions
系統功能
RFID 與每件物件（檔案、借閱人、電腦、通訊器材等）綁定後可實現。
新檔登記
檔案建檔與標籤寫入一次完成。
自動盤點及定位
櫃內檔案即時盤點，位置自動更新。
自動引導
燈號指示存放位置，取放不再找錯。
自動識別與追蹤
檔案移動與交接全程記錄。
快速巡查及警報
巡查快速比對，未授權攜出立即警報。
流程管理與統計
借閱流程、使用統計與報表一目了然。
Use Cases
適用單位
檔案量大、需要保密與追溯的單位。
政府機關
公文與機密檔案管理。
醫院病歷室
病歷借閱與歸檔追蹤。
金融與保險
契約、憑證與客戶檔案。
法院與律師事務所
卷宗借閱與交接。
企業檔案室
合約、圖面與品質文件。
檔案館與倉儲
大量檔案集中保存。
Benefits
導入效益
原方案實施效益。
大幅縮短查詢與交接
查詢、盤點、交接時間與工作量大幅減少。
提升準確性
輕鬆追蹤定位實體檔案，減少錯放與遺失。
安全與密級落實
人、櫃、檔案分級管理，資訊流與實物流同步。
FAQ
常見問題
檔案可以隨意放在任何空位嗎？
可以，智能檔案櫃會自動記錄檔案所在位置，達到「無序存放、有序管理」。
既有的檔案櫃可以改裝嗎？
部分櫃體可加裝天線與讀寫器，金采會到場評估櫃體材質與空間後建議。
能控管機密檔案的借閱權限嗎？
可以，系統依人員、櫃體與檔案設定等級，未授權取出或攜出時會發出警報。